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关于进一步加强档案工作的实施意见
发布时间 :2010-08-25 信息员: 浏览次数:670
为了进一步做好我校的档案工作,提高学校档案的案卷质量,以便更好地为学校各项工作服务,现根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案实体分类法》等法律法规、文件精神,并结合我校实际,提出如下实施意见:

一,学校档案是学校在教学、科研、生产、管理等过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种载体的历史记录。主要包括:党群、行政、教学、科研、出版、财会、产品、基建、外事、声像、仪器设备等十一类档案。学校的档案是学校和国家的重要财富,任何部门和个人不得以任何理由拒绝归档或据为己有。

二,学校综合档案室是学校管理档案的业务部门,负责全校档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、销毁等工作,并指导全校各部门的档案工作。

三,档案的立卷归档工作是各部门的一项重要的经常性工作。各部门应高度重视档案工作,把档案工作列入本部门的日常工作职责,作为领导和有关人员工作考核的内容之一,与本部门的其他日常工作同计划、同部署、同检查、同总结。

四,各部门应配备兼职档案员。兼职档案员应在本部门的领导下开展工作,并接受校综合档案室的业务指导和督促检查,参加校综合档案室组织的业务学习,提高档案业务水平。

五,兼职档案员要求有较高的政治素质与责任感,人员要求相对稳定。兼职档案员如因工作或因其他原因离岗,部门领导应在其离岗前选定接替人员,经校综合档案室确认后,办好交接手续,辅导接替人员熟悉本部门的档案工作。

六,各部门档案工作职责和基本要求

1、实行部门立卷制度。兼职档案员在校综合档案室的业务指导下,做好本部门每年的档案立卷归档,并定期将归档案卷移交校综合档案室。案卷应组卷合理、标题简明扼要,案卷目录填写清楚。凡不符合要求的,必须限期修改后归档。

2,归档范围:

(1)、凡是反映本部门工作活动、具有查考利用价值的文件材料(如上级机关文件材料、校外单位文件材料、本部门计划、总结、规章制度、会议记录、领导讲话搞以及有关报告、申报材料、协议、合同等)及相关的照片、录像、磁盘、光盘等均属归档范围。

(2)、本部门领导及工作人员代表学校外出开会,会议期间所发文件材料,具有保存价值的亦应列入本部门归档范围。

(3)、凡以学校的名义召开的会议或组织的活动所形成的全套文件材料(含照片等),由会议或活动主办部门归档。

(4)、本部门与其他部门的联合行文,原件由主办部门立卷归档。

3、归档办法:各部门应建立文件材料的收发、批办、传阅、签发制度,做到收发有簿,传阅有底,借阅有据。真正掌握每件材料的来龙去脉,防止丢失,严格保密,确保档案材料的完整。

4,起草、修改和批阅文件应一律使用钢笔(碳素墨水)、黑色签字笔、毛笔等,不得使用圆珠笔或铅笔,以利档案的长期保存。

5,归档时间:

(1)、各部门归档的档案,原则上应在当年第一季度内向校综合档案室移交上一年的档案目录和案卷。

(2)、科研、基建档案在项目完成后,应在两个月内完成归档工作,并及时向校综合档案室移交。基建项目改建、扩建、维修等过程中新产生的文件、图纸等材料亦应及时整理、归档、移交。

(3)、仪器设备档案,应在仪器设备试行合格后即将有关材料归档,并及时移交。

(4)、财会档案按《会计档案管理办法》有关规定执行。

(5)、声像档案(如录像、录音、照片等)应在形成后2个月完成归档工作。

七、查阅利用档案

1、本校人员查阅学校档案,必须办理登记手续。非本校人员查阅学校档案,须经校办批准,并提供有关证件。

2、涉密档案、重要会议记录档案一般不外借。确属工作需要,需经校领导批准,并遵守有关规定。

3、外借档案原则应在一周内归还。如需延期,应办理续借手续。借出、归还时应详细清点检查,并遵守有关规定。

4、要维护档案的原貌,不准拆卸、涂改(涂抹、圈划、删改、添加)或污损,不准转借。借出档案如有丢失或泄密,借阅单位或个人应采取措施,并及时写出书面报告,按规定严肃处理。

5、进入档案库房禁止吸烟或携带危险品。